Los Cuatro Guardarraíles que Facilitan la Agilidad

1. Poner el Propósito en Acción

Cada organización tiene un propósito que actúa como su guía, pero llevar este propósito a la práctica puede ser un desafío. Las empresas que empoderan exitosamente a sus equipos utilizan guardarraíles basados en el propósito como base para la toma de decisiones. Este enfoque fomenta la alineación al asegurar que los objetivos de cada equipo estén conectados con la misión general de la empresa.

Ejemplo: Allstate Insurance, con el propósito de “empoderar a los clientes con protección”, alinea su planificación estratégica con esta visión. Cada año, la división de Reclamos de Allstate revisa este propósito para crear un plan dinámico que informe a los equipos sobre el «por qué» detrás de sus metas, más allá de cumplir con objetivos anuales. Con un propósito claro que guía su trabajo, los equipos en Allstate toman decisiones de manera independiente, sabiendo que están contribuyendo a una ambición compartida.

Este enfoque en el propósito ofrece un sentido de unidad entre los equipos, creando una “estrella del norte” que guía la toma de decisiones. Cuando los equipos empoderados comprenden el impacto de sus acciones dentro del propósito de la organización, están motivados para tomar decisiones que no solo impulsen los proyectos, sino que también resuenen con los valores centrales de la empresa.

2. Democratizar los Datos para una Toma de Decisiones Empoderada

En entornos tradicionales, el acceso a datos críticos a menudo se reserva para la alta dirección. Sin embargo, las organizaciones que buscan agilidad comprenden que los datos deben ser accesibles en todos los equipos para impulsar decisiones rápidas e informadas. Democratizar los datos no significa dar acceso a todo; implica proporcionar a los equipos la información que necesitan de manera segura y controlada.

Ejemplo: Mars Inc. ha implementado una iniciativa de democratización de datos creando plataformas de datos accesibles e invirtiendo en un equipo de más de 100 científicos de datos para apoyar a los equipos multifuncionales. A través de su programa de capacitación en datos, “Mars University”, la empresa ha capacitado a más de 30,000 empleados para comprender y utilizar el análisis de datos en sus procesos de toma de decisiones. Este acceso amplio a datos organizados y útiles permite a los equipos responder con rapidez e innovación a las demandas del mercado.

Con la democratización de datos, los equipos ganan la libertad de experimentar e innovar mientras alinean sus soluciones con los estándares y objetivos organizacionales. A medida que la alfabetización en datos se extiende por la organización, la toma de decisiones se vuelve más rápida y alineada con la dirección estratégica de la empresa.

3. Establecer Políticas Mínimas Viables

Empoderar a los equipos requiere un equilibrio delicado entre brindarles libertad y asegurar la coherencia en toda la organización. Establecer “políticas mínimas viables” implica definir pautas flexibles que salvaguarden estándares esenciales mientras permiten a los equipos adaptarse a condiciones locales.

Ejemplo: Toyota Connected adoptó una política de “cumplir o explicar”, que permite a los equipos modificar políticas si es necesario, siempre que puedan justificar sus decisiones. Este enfoque ayuda a simplificar procesos, facilitando que los equipos operen de manera independiente mientras se mantienen alineados con los objetivos organizacionales. Por ejemplo, el equipo de diseño UX de Toyota creó un sistema de diseño estandarizado para mantener una imagen de marca consistente en todas las aplicaciones, pero dejando espacio para la personalización local.

Las políticas mínimas viables promueven la agilidad al reducir los obstáculos burocráticos. Los equipos pueden seguir principios generales y solo desviarse cuando esté justificado, permitiendo una toma de decisiones más rápida y adecuada al contexto que impulsa la eficiencia sin sacrificar la coherencia.

4. Proporcionar los Recursos Adecuados

Finalmente, la agilidad requiere recursos adecuados para apoyar la toma de decisiones autónoma. Los equipos empoderados no están verdaderamente empoderados si carecen de los recursos financieros, técnicos o humanos necesarios para ejecutar sus tareas de manera efectiva. Los métodos tradicionales de asignación de recursos, típicamente basados en presupuestos anuales, pueden ralentizar a los equipos y restringir la innovación. Es esencial un modelo más dinámico y adaptable.

Ejemplo: Toyota Connected utiliza un enfoque de financiamiento similar al de capital de riesgo. Los equipos pueden solicitar fondos en diferentes etapas de desarrollo, desde la prueba de concepto hasta la operación completa. Al crear un modelo de financiamiento flexible, Toyota empodera a sus equipos para iterar y desarrollar soluciones de manera más efectiva, ajustando la asignación de recursos a medida que los proyectos evolucionan.

En Allstate, un comité de revisión semanal asigna recursos tecnológicos a proyectos en función de su alineación con los objetivos estratégicos y su potencial de creación de valor. Este enfoque flexible permite a Allstate adaptar la asignación de recursos en tiempo real, apoyando las necesidades dinámicas de los equipos empoderados.